Políticas sistema integral de protección de datos personales (PDP)

Versión 4.0

   

1. ¿Quién es el responsable del tratamiento de los Datos Personales?

El responsable del tratamiento de datos personales es Promotec Agencia de Seguros Ltda., en adelante Promotec, la cual es una Compañía de carácter comercial identificada con NIT. 860.050.390, domiciliada en la Avenida Caracas No. 28 A – 17 de la ciudad de Bogotá D.C. Promotec cuenta con el área de Servicio al Cliente, la cual es responsable de atender todas las solicitudes, quejas y reclamos relacionadas al derecho de Habeas Data, así mismo, se cuenta con un área de cumplimiento liderada por el Oficial de Protección de Datos personales, el cual es participe en el análisis, verificación y respuestas de los casos relacionados con Hábeas Data. Para la atención y radicación de forma presencial, de las SQR’S por las partes interesadas, se pueden dirigir a las sedes que se evidencian en la página web: wwe.promotec.com.co o por medio de correo electrónico oficialprotecciondatos@promotec.com.co., teléfono de contacto: (601) 7423700 Ext. Opc 1.9 / 2.6.

 

2. ¿Cuáles son sus Derechos como Titular de la Información?

Promotec, de acuerdo a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, así como toda la normatividad vigente, ha implementado en el presente manual el pleno cumplimiento del artículo 8 “Derechos de los Titulares”, los cuales para efecto son:

• Conocer, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales recolectados por la Compañía.
• Presentar consultas y/o reclamos relacionados con las autorizaciones otorgadas a Promotec, el tratamiento de los datos personales recolectados, información reportada ante centrales de riesgos, entre otras.
• Recibir información previa y expresa de las finalidades para las cuales se realizará el tratamiento de los datos personales recolectados por la Compañía.
• Revocar la autorización otorgada a la Compañía y/o solicitar la supresión de los datos personales que reposan en las bases de datos.

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3. ¿Cuál es el Procedimiento para ejercer el derecho de Habeas Data?

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Promotec, establece el presente procedimiento, para que los titulares de los datos personales puedan ejercer sus derechos, conforme a las siguientes etapas.

Para la radicación y atención de solicitudes, el titular debe suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s) / hecho(s) que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.

 

El término máximo previsto por la ley para resolver las reclamaciones presentadas es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha del recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el área de Servicio de Atención al Cliente (SAC) informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Promotec garantiza el ejercicio de los Derechos contemplados en la normatividad vigente, en caso de que el Titular persista en la inconformidad, podrá elevar su solicitud ante la Delegatura de Protección de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

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4. ¿Cuáles son los Deberes de PT?

En calidad de responsable del Tratamiento de los Datos Personales, Promotec, acepta y reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus Titulares y que sólo ellos pueden disponer sobre los mismos, razón por la que la Compañía, sólo hará uso de los mismos respetando la legislación vigente existente.

Promotec, se compromete a cumplir con los siguientes deberes:

 

• Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
• Conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012 y del procedimiento establecido para tal fin.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Informar a través de su página web los nuevos mecanismos que implemente para que los Titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que tengan autorización para el acceso de la misma.
• Permitir la eliminación de Datos Personales respecto de los cuales no exista un deber legal o contractual que exija su permanencia en la base de datos.
• Entregar de forma gratuita en los términos establecidos en la ley, copia de los Datos Personales del respectivo Titular que son o hayan sido objeto de tratamiento.
• Facilitar el conocimiento, la actualización y rectificación de los Datos Personales de acuerdo con las reglas previstas en las normas aplicables.

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5. ¿Qué tratamiento le dan a los Datos Personales recolectados debido a la Pandemia (Covid-19)?

Promotec, de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Salud y Protección Social, ha implementado Protocolos de Bioseguridad de obligatorio cumplimiento para las contrapartes (Trabajadores, Clientes y Proveedores) que ingresen a las instalaciones de la Compañía, de igual forma para aquellos que se encuentran en “Trabajo en Casa”.

En el desarrollo de estos protocolos, los titulares suministran información relacionada con su estado de salud, que son catalogados como Datos Sensibles; por lo anterior, y dando cumplimiento al deber de informar la finalidad de la recolección de los datos, la Compañía les notifica que la información suministrada es tratada únicamente con el fin de prevenir, tratar y mitigar la propagación del virus Covid-19, una vez cumplida está finalidad, los datos serán suprimidos de las bases físicas y digitales de la Compañía.

Durante el tiempo que la información se encuentre en las bases de la Compañía, será tratada de acuerdo al principio de confidencialidad, por lo anterior, se adoptarán medidas de seguridad estrictas y el acceso será restringido.

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6. ¿Cuál es la Finalidad de la Recolección de Datos Personales en la Compañía?

Las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte de Promotec, en calidad de responsable y/o Encargado del mismo, se regirán por los parámetros establecidos e informados a las partes interesadas, a través de las autorizaciones definidas para tal fin, velando por el uso adecuado y la seguridad de la información.

En todo caso, Promotec, limita el uso de los Datos Personales a la relación específica que hay entre los respectivos Titulares y la Compañía y restringe el tratamiento a la esfera de lo expresamente autorizado por cada uno de ellos.

En estas condiciones, Promotec, establece un alto estándar de protección de los derechos de Hábeas Data, a la intimidad y a la autodeterminación informativa con el propósito de establecer lazos de confianza entre los Titulares de la información y la Compañía.

Promotec, no hará uso de los Datos Personales que ha obtenido de los respectivos Titulares para propósitos diferentes a los señalados al inicio de la relación contractual o comercial.

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7. Política Superior para la Protección de Datos Personales

Promotec, dando cumplimiento con la normatividad vigente para la República de Colombia, impartida por los entes reguladores referente a la Protección de Datos Personales y ejerciendo el debido tratamiento de los mismos, de acuerdo a los principios, derechos y deberes de los Titulares de la información, así como para los procedimientos de recolección, mantenimiento, uso, atención de solicitudes y disposición final de los Datos Personales en las bases de datos, ha implementado medidas de seguridad de la información, reconociendo la importancia de los mismos, ratificando el compromiso de la Compañía en incrementar los estándares de protección; lo anterior, con el fin de garantizar a la Contraparte (Accionistas, Clientes, Trabajadores y Proveedores), el tratamiento idóneo de su información , de acuerdo a su naturaleza, tal y como lo define la Ley 1581 de 2012. Por lo anterior, solicitará a los titulares de la información de manera previa y expresa la autorización para el Tratamiento de Datos Personales mediante el diligenciamiento de los formatos establecidos para tal fin y les dará a conocer las finalidades de dicho tratamiento.

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8. Política para la Actualización, Rectificación, Supresión y Revocatoria de Datos Personales

Promotec, dando cumplimiento a los derechos de los Titulares de la información, atenderá todas aquellas solicitudes de actualización y rectificación de los datos, con el fin de que la información contenida en las bases será veraz, evitando así información parcial, inexacta, incompleta o fraccionada que induzca a error.

En los casos de supresión y/o revocatoria de los datos, se realizará siempre y cuando el Titular no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos. Cuando la revocatoria de la información sea tipo parcial, es decir, solo aplique para algunas de las finalidades de dicho tratamiento, la Compañía podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.

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9. Tratamiento de los Datos de Imagen y Video mediante Sistemas de Videovigilancia

Promotec con el fin de garantizar la seguridad de las personas y bienes materiales al interior de la Compañía, ha implementado un sistema de videovigilancia por medio del cual se realiza la supervisión y monitoreo de las actividades diarias, sin tener un impacto en la privacidad de las personas; por lo anterior y teniendo en cuenta que de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la imagen captada mediante fotografías y video, es considerada un dato personal, la Compañía ha adoptado las medidas técnicas, humanas y de seguridad efectivas y pertinentes para garantizar los derechos de los Titulares de la información, quienes son informados del registro y, del propósito, el cual es únicamente administrativo, de seguridad y disciplinarios.

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10. ¿ Promotec recolecta y realiza el tratamiento de Datos de los Menores?

Dada la naturaleza de estos datos, Promotec, velará por el uso adecuado de los mismos, asegurando la protección de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes; razón por la cual, restringe el tratamiento de dichos datos a lo estrictamente indispensable; por lo anterior, se solicita el consentimiento previo y expreso de los Titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes), informando la finalidad exclusiva de su tratamiento.

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11. ¿Cómo se realiza el Tratamiento de los Datos Personales Sensibles?

Promotec, dará Tratamiento a los Datos Personales sensibles, de acuerdo con las siguientes reglas:

• El Tratamiento de los Datos Personales sensibles por parte de Promotec, es manifiestamente excepcional y se restringe a los estrictamente necesarios para satisfacer sus necesidades comerciales o para las obligaciones asociadas a su operación y funcionamiento.
• El Titular deberá otorgar su consentimiento previo y expreso para el tratamiento, excepto cuando (i) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho, en un proceso judicial, (ii) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso, la compañía adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares, y (iii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
• Los Titulares recibirán de forma previa información suficiente sobre la razón y finalidades por la cual la Compañía, procesa dicha información. Igualmente, se les indicará de forma previa y específica que la entrega de la información sensible es voluntaria.

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12. ¿La Compañía realiza Transferencia y Transmisión de Datos Personales?

Promotec, realizará la transmisión y/o transferencia de los Datos Personales siempre y cuando el titular haya otorgado su autorización previa y cuando así se requiera, a sus aliados estratégicos, esta transmisión y/o transferencia quedará formalizada por medio de un documento contractual; adicionalmente, la Compañía velará por el cumplimiento de las políticas de PDP de Promotec; es importante mencionar que este procedimiento es puesto en conocimiento del Titular, al momento de firmar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

En lo referente a la Transferencia Internacional de Datos, la Compañía deberá verificar que el país receptor, cuente con niveles adecuados de protección de datos para la información.

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13. ¿Qué tratamiento se le da a la información de aspirantes a cargos al interior de la Compañía y/o prospectos de clientes o proveedores?

Promotec, podrá recolectar información personal de aspirantes que se postulen para las diferentes convocatorias laborales y procesos de selección futuros. Así mismo, de los posibles Clientes o Proveedores que muestren su interés en formar una relación contractual con la Compañía. La información obtenida, será almacenada de forma temporal por un periodo no mayor a tres (3) meses. Por lo anterior, quien suministre su hoja de vida, información personal o de productos a la Compañía por los diferentes medios (físico o correo electrónico) entiende y autoriza el tratamiento de sus Datos Personales. Una vez haya caducado el tiempo establecido por la Compañía para salvaguardar la información, esta será suprimida de las bases de datos físicas y digitales.

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14. ¿Qué medidas tomamos para proteger sus Datos Personales?

En Promotec, el respeto de la privacidad y de la seguridad de los datos de los Clientes, Proveedores y Trabajadores es fundamental, conscientes de la confianza que depositan en la Compañía al requerir los servicios, se han implementado todas las medidas de seguridad necesarias, para proteger los datos.

La Compañía, brindará todas las medidas humanas y técnicas a su alcance, con el fin de evitar la copia, adulteración, consulta indebida o eliminación de los Datos Personales tratados, contrarrestando así la posibilidad de que la información a cargo de la Compañía sea utilizada sin autorización o de manera fraudulenta. Todas estas medidas se encuentran descritas de forma detallada, en el Manual Políticas de Seguridad Informática.

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15. Finalidades

La Compañía realiza el tratamiento de los datos de las contrapartes (Clientes, Proveedores y Trabajadores) con las siguientes finalidades:

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15.1. Finalidades Generales

1. Realizar actividades de marketing, mercadeo y publicidad en relación con bienes y/o servicios adicionales a los que ha adquirido.
2. Conservar los datos personales más allá del término legal necesario en aras de mantener el contacto comercial.
3. Identificar las necesidades, gustos y preferencias en relación con hábitos de consumo de bienes y de servicios.
4. Realizar cruce de datos personales, en aras de identificar perfil comercial y comportamiento crediticio.
5. Compartir y/o ceder los datos personales con sus aliados comerciales radicados en Colombia o en el extranjero, personas jurídicas que tienen calidad de filiales, subsidiarias, vinculadas o de matriz, en el entendido de que Promotec, implementará mecanismos de control, de forma tal que el uso de la información compartida o cedida se ajuste a las finalidades y condiciones establecidas en esta autorización.
6. Contactarse a través de los medios de comunicación autorizados: Teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto, dirección electrónica y/o dirección física.
7. Acudir a otras fuentes de información cuyo acceso esté contemplado en las normas aplicables o hayan sido expresamente autorizados por mí, con el fin de verificar que los datos que he suministrado ante Promotec, son veraces, completos, exactos y actualizados y acudir periódicamente a dichas fuentes de información en aras de actualizar y completar dicha información.
8. Dar cumplimiento a las obligaciones fiscales y administrativas y, en general, atender la operación ordinaria de Promotec.
9. Llevar registro de las situaciones en las cuales se defrauda o se intenta defraudar a Promotec, a través del incumplimiento en los acuerdos, o alteración de documentos.
10. Actualizar, verificar, validar y complementar los datos personales objeto de tratamiento.

 

Es importante resaltar que nuestras contrapartes gozan de la facultad para revocar en cualquier momento la autorización que ha otorgado para cualquiera de los componentes establecidos en los literales a) a e) y a que gozo, igualmente en relación con dichos literales, de modificar, adicionar o suprimir cualquiera de los canales de comunicación mencionados en el literal f para las finalidades de la a) a la e).

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15.2. Finalidades Específicas

15.2.1. Clientes

1. Mantener el contacto que exige la respectiva relación comercial y realizar todas las actividades y gestiones asociadas a su desarrollo.
2. Velar por la adecuada atención de las necesidades y requerimientos en calidad de cliente, sea que ello se surta directamente a través de Promotec, o de terceros, nacionales o extranjeros, quienes, en todo caso, deberán quedar obligados a las finalidades y condiciones establecidas en esta autorización.
3. Realizar labores de cobranza, por sí o por medio de terceros contratados para el efecto, a través de visita, mensajes de texto, mensajes de voz, mensajes de WhatsApp, correos físicos y electrónicos y de medios telefónicos y/o presenciales.
4. Valorar el riesgo crediticio de los deudores y avalistas y reportar la información relativa al desarrollo de los respectivos contratos a las centrales de riesgo, todo lo cual se adelantará en las condiciones establecidas en la Ley 1266 de 2008.

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15.2.2. Proveedores

1. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Proveedor Titular de la información.
2. Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presente en desarrollo de los vínculos contractuales con el Proveedor Titular de la información.
3. Consultar en las centrales de riesgo, en cualquier tiempo, toda la información relevante para conocer el desempeño como proveedor y nuestra capacidad de pago, o para valorar el riesgo futuro de concedernos un negocio.
4. Reportar a las centrales los datos que Promotec estime pertinentes, referentes al cumplimiento oportuno, así como el incumplimiento, si lo hubiere, de nuestras obligaciones o deberes legales de contenido patrimonial, de tal forma que éstos presenten una información veraz, pertinente, completa, actualizada y exacta de mi desempeño, después de haber cruzado y procesado diversos datos útiles para obtener una información significativa.

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15.2.3. Trabajadores

1. Verificar la información contenida en la hoja de vida, títulos académicos, profesiones y/o técnicos, al igual que las referencias personales, familiares, laborales y comerciales que ha aportado en desarrollo del proceso de selección.
2. Atender y gestionar todas las actividades asociadas al desarrollo de la relación laboral existente.
3. Realizar actividades de bienestar, integración y promoción de los trabajadores y de sus familias.
4. Llevar registro del desempeño laboral, incluida la anotación de las faltas disciplinarias si las hubiere.
5. Circular la información requerida para dar cumplimiento a los aportes a la seguridad social en salud, pensiones, cesantías, riesgos profesionales y demás prestaciones legales y/o contractuales a favor personal, de mi familia y/o beneficiarios.
6. Realizar registros fotográficos, grabaciones de video y de voz de mi persona, así como de los menores a mi cargo, si fuere el caso, a través de los medios mecánicos, fotográficos, técnicos, digitales, electrónicos o de otro tipo.

De la misma forma, se autoriza la utilización de los derechos de imagen sobre fotografías o procedimientos análogos a la fotografía y producciones audiovisuales, para ser utilizadas en procedimientos relacionados con la seguridad propia de la relación como trabajador de la Compañía en el sitio de trabajo, la seguridad de la Compañía, como también en ediciones impresas, electrónicas, digitales, ópticas y en Internet, que haga Promotec, de forma directa o a través de un tercero que designe para tal fin, incluidos el marketing, mercadeo, la publicidad, entre otros usos.

Por medio de este documento, Promotec da a conocer (i) el contenido de los datos personales objeto de tratamiento, incluyendo datos sensibles como los biométricos; (ii) las finalidades del tratamiento; (iii) los derechos y mecanismos de los que dispongo para conocer, actualizar, corregir y revocar los datos personales; (iv) el carácter facultativo de responder y suministrar mis datos sensibles, para los cuales autorizo de forma voluntaria su tratamiento, (v) el lugar de consulta y el contenido de la Política de Tratamiento de Información de Promotec.

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16. Vigencia

Las políticas y finalidades anteriormente mencionadas entran en vigor el 02 de diciembre del 2022, actualizando los documentos que se haya implementado con anterioridad en Promotec en lo relacionado a la Protección de Datos Personales, cabe aclarar que las políticas iniciales se emitieron en el año 2013.

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17. Control de Cambios

• Agosto 2.013: Emisión de las políticas.
• Diciembre 2.019: Se actualizan las políticas de: Actualización, Rectificación, Supresión y Revocatoria de Datos Personales; Política de Seguridad y Protección de los Datos Personales; Política de tratamiento de datos de los menores; Se crea la política de Política de transferencia y transmisión de datos personales; Política para el Tratamiento de los Datos Personales para la recolección de información de Aspirantes.
• Abril 2.020: Se implementan mecanismos para la protección y tratamiento de los Datos Personales debido a la contingencia sanitaria (Covid-19); se crea la Política Uso de los Datos Personales Covid-19.
• Agosto 2.021: Se actualizan las políticas de Política Superior; Política para el Tratamiento de los Datos Personales para la recolección de información de Aspirantes; Política Medidas de Seguridad y Protección de los Datos Personales; Política de transferencia y transmisión de datos personales; Se crea la política para el Tratamiento de los Datos de Imagen y Video mediante Sistemas de Videovigilancia; se actualizan los datos de contacto.
• Septiembre 2.022: Se actualizan los Derechos de los Titulares; Deberes de PT como responsable y se anexa la vigencia de la política.
• Diciembre 2.022: Se incluye en la política los siguientes puntos: Procedimiento para ejercer el derecho de Habeas Data; Finalidades generales y específicas del tratamiento de los datos personales de las diferentes contrapartes; Control de cambios.

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